Un client fait ramoner son conduit aujourd’hui.
Tout se passe bien. Le certificat est envoyé, la facture est réglée, le client est satisfait.
Et puis plus rien.
Un an plus tard, certains clients pensent à rappeler. D’autres oublient. Certains attendent l’automne. D’autres s’y prennent trop tard, quand tout le monde cherche un ramoneur en même temps.
Pour un professionnel du ramonage, le problème n’est donc pas seulement de réaliser l’intervention.
Le vrai enjeu, c’est de savoir quand relancer le bon client, avec le bon message, sans devoir tout suivre à la main.
Le ramonage annuel revient régulièrement, mais beaucoup de clients n’y pensent pas au bon moment. Résultat : planning irrégulier, pics de demandes, clients perdus, relances oubliées et temps perdu à rechercher les anciennes interventions.
Dans cet article, voyons comment mettre en place une relance efficace pour le ramonage annuel, sans transformer ton fichier client en tableau Excel ingérable.
Ramonage annuel : pourquoi les clients oublient facilement
Le ramonage est un sujet important, mais ce n’est pas un sujet auquel les clients pensent tous les mois.
La plupart du temps, ils y pensent :
- quand ils rallument leur cheminée ou leur poêle ;
- quand leur assurance leur demande une preuve ;
- quand ils reçoivent un rappel ;
- ou quand ils se rendent compte qu’ils auraient dû prendre rendez-vous plus tôt.
Ce n’est pas forcément de la négligence.
C’est simplement le genre de tâche que les clients repoussent facilement, surtout si personne ne leur rappelle.
Pour le ramoneur, cela crée un problème très concret : si le client ne pense pas à reprendre rendez-vous, il peut appeler un autre professionnel, oublier complètement, ou revenir trop tard au moment où le planning est déjà saturé.
Ramonage obligatoire : attention à ne pas tout réduire à l’obligation
Le ramonage obligatoire est souvent la porte d’entrée du sujet.
Le Code de la santé publique prévoit que le ramonage des conduits de fumée et des tuyaux de raccordement est effectué au moins tous les douze mois. Des arrêtés locaux peuvent aussi prévoir plusieurs ramonages par an, dont un pendant la période de chauffe. Voir l’article R1331-71 du Code de la santé publique.
Mais pour un ramoneur, l’intérêt de la relance ne se limite pas à rappeler une obligation.
Une bonne relance permet aussi de :
- fidéliser les clients existants ;
- anticiper les périodes chargées ;
- éviter que tous les clients rappellent au même moment ;
- mieux remplir le planning ;
- réduire les oublis ;
- et garder une relation régulière avec les clients.
L’objectif n’est donc pas d’envoyer un message anxiogène du type “attention, vous êtes en retard”.
L’objectif est plutôt de rappeler simplement au client qu’il est temps de programmer son prochain ramonage.
Fréquence ramonage cheminée : quand faut-il relancer ?
La fréquence ramonage cheminée dépend du cadre réglementaire, du type d’installation, des usages et parfois des règles locales.
Dans une logique de gestion client, le plus important est de ne pas attendre que le client soit déjà en retard ou que la saison soit saturée.
Pour un ramonage annuel, plusieurs moments peuvent être pertinents :
- 10 à 11 mois après la dernière intervention, pour anticiper la période annuelle ;
- quelques semaines avant la saison de chauffe, pour éviter l’afflux de demandes de dernière minute ;
- à une date choisie manuellement, si le client a une préférence ou une contrainte particulière ;
- après une intervention spécifique, si le professionnel souhaite programmer une relance adaptée.
Il n’y a donc pas une seule bonne date universelle.
La bonne relance dépend du client, de son installation, de la période de l’année et de la façon dont le ramoneur organise son planning.
Ramonage cheminée obligatoire : pourquoi la relance aide aussi le client
Le ramonage cheminée obligatoire n’est pas seulement une contrainte administrative.
Pour le client, c’est aussi un moyen de conserver une trace claire de l’entretien réalisé.
Après chaque opération de ramonage ou d’entretien, une attestation doit être remise dans un délai de quinze jours ouvrés. Elle précise notamment le ou les conduits ramonés et atteste de la vacuité du conduit sur toute sa longueur. Voir l’article R1331-75 du Code de la santé publique.
Si tu veux approfondir ce sujet, nous avons déjà détaillé la différence entre certificat, attestation, modèle PDF et génération du document dans notre article dédié : Certificat de ramonage : obligation, modèle, exemple et génération simplifiée.
Ici, le sujet est différent.
Il ne s’agit pas de savoir quoi remettre après le ramonage.
Il s’agit de savoir comment faire revenir le client au bon moment pour le prochain.
Relance annuelle et rappel de rendez-vous : ce n’est pas la même chose
Il ne faut pas confondre relance annuelle et rappel de rendez-vous.
La relance annuelle intervient avant qu’un nouveau rendez-vous soit pris.
Elle sert à dire au client :
Votre dernier ramonage date bientôt d’un an. Vous pouvez reprendre rendez-vous si vous souhaitez programmer le prochain passage.
Le rappel de rendez-vous, lui, intervient quand le rendez-vous est déjà planifié.
Il sert à éviter que le client oublie une intervention prévue.
Les deux messages sont utiles, mais ils ne répondent pas au même besoin :
| Type de message | Moment d’envoi | Objectif |
|---|---|---|
| Relance annuelle | Avant la reprise de rendez-vous | Inciter le client à programmer son prochain ramonage |
| Rappel de rendez-vous | Avant un rendez-vous déjà prévu | Éviter un oubli ou une absence client |
Pour aller plus loin sur ce deuxième sujet, tu peux lire notre article sur le rappel de rendez-vous.
Pourquoi relancer à la main devient vite ingérable
Au début d’une activité, il est possible de relancer quelques clients à la main.
Un tableau, quelques notes, un rappel dans le téléphone, et on s’en sort à peu près.
Mais dès que le fichier client grossit, la méthode atteint vite ses limites.
Quelques exemples classiques :
- tu ne sais plus exactement quand le dernier ramonage a été réalisé ;
- tu oublies de relancer certains clients ;
- tu relances trop tard, quand le planning est déjà plein ;
- tu dois fouiller dans les anciennes factures ou les certificats ;
- tu n’as pas le bon numéro ou la bonne adresse email sous la main ;
- tu passes du temps à réécrire les mêmes messages.
À petite échelle, ce n’est pas dramatique.
Mais pour un ramoneur qui veut structurer son activité, c’est une perte de temps et une perte d’opportunités.
C’est là qu’un logiciel ramoneur devient utile : il permet de relier les clients, les rendez-vous, les interventions, les documents, les factures et les relances.
Comment écrire une bonne relance de ramonage annuel ?
Une bonne relance doit être simple, claire et utile.
Elle ne doit pas ressembler à une publicité agressive.
Elle doit rappeler au client :
- qu’il a déjà fait appel à toi ;
- que son dernier ramonage commence à dater ;
- qu’il peut reprendre rendez-vous ;
- et que tu restes disponible si besoin.
Le ton doit rester professionnel, mais humain.
Le client doit comprendre rapidement pourquoi il reçoit le message.
Exemple d’email de relance annuelle
Bonjour [Prénom],
Je me permets de vous contacter car votre dernier ramonage date bientôt d’un an.
Si vous souhaitez programmer votre prochain passage, vous pouvez me répondre directement ou choisir un créneau via le lien ci-dessous.
Bonne journée,
[Signature]
Exemple de SMS de relance annuelle
Bonjour [Prénom], votre dernier ramonage date bientôt d’un an. Vous pouvez reprendre rendez-vous ici : [lien]. Bonne journée, [Nom]
Le SMS doit rester court.
L’email peut être un peu plus détaillé.
Dans les deux cas, le message doit rester lié à la relation client existante et à l’intervention précédente.
Email ou SMS : quel canal choisir pour relancer ses clients ?
Les deux canaux peuvent être utiles, mais ils ne jouent pas exactement le même rôle.
L’email
L’email permet de donner un peu plus de contexte.
Il est adapté si tu veux rappeler la dernière intervention, préciser la période recommandée ou ajouter un lien de prise de rendez-vous.
Le SMS
Le SMS est plus direct.
Il est utile pour une relance courte, lisible rapidement, notamment si le client ne consulte pas beaucoup ses emails.
En revanche, il doit être utilisé avec mesure. Un SMS trop long ou trop commercial peut vite être mal perçu.
La CNIL distingue les communications liées à la relation client des messages de prospection commerciale. Pour rester dans une logique saine, mieux vaut envoyer des messages utiles, liés à la prestation, avec les informations nécessaires et sans détourner les coordonnées du client. Voir les règles de la CNIL sur les communications électroniques.
Comment MyTour aide les ramoneurs à relancer leurs clients
MyTour permet aux ramoneurs de paramétrer une relance directement depuis la fiche client.
Le principe est simple : après une intervention de ramonage, tu peux prévoir une relance à un délai choisi.
Cette relance peut être envoyée :
- par email ;
- par SMS ;
- ou par les deux, selon les réglages choisis.
Le message est personnalisable, ce qui permet de garder ton ton, ta façon de parler à tes clients et les informations utiles.
La relance peut être liée au ramonage, afin de rappeler au client qu’il est temps de programmer une nouvelle intervention.
Et si la prise de rendez-vous en ligne est activée, le message peut contenir un lien permettant au client de faire une demande de rendez-vous directement.
Pour un ramoneur, cela évite de devoir surveiller manuellement chaque date de dernier passage.
La relance devient une étape intégrée au suivi client.
Pourquoi la fiche client est la base d’une bonne relance
Une relance efficace dépend d’abord d’une bonne information client.
Si tu ne sais pas quand le dernier ramonage a été réalisé, quelle adresse a été concernée ou quel document a été envoyé, la relance devient floue.
Avec une fiche client bien tenue, tu peux retrouver :
- la date du dernier rendez-vous ;
- l’adresse d’intervention ;
- les documents envoyés ;
- les factures associées ;
- les notes utiles ;
- et l’historique des précédentes interventions.
C’est pour cela que la relance annuelle ne doit pas être pensée comme un message isolé.
Elle fait partie du suivi client.
Tu peux approfondir ce point avec notre article sur la fiche client.
Relancer au bon moment pour mieux remplir son planning
Une bonne relance annuelle ne sert pas seulement à éviter les oublis.
Elle aide aussi à mieux lisser l’activité.
Sans relance, beaucoup de clients reviennent au même moment, souvent quand la saison de chauffe approche.
Avec une relance mieux organisée, le ramoneur peut :
- anticiper les périodes chargées ;
- remplir progressivement son planning ;
- répartir les demandes dans le temps ;
- éviter les semaines saturées ;
- et limiter les trous dans l’agenda.
Si le client reçoit un message clair au bon moment, il est plus simple pour lui de reprendre rendez-vous avant l’urgence.
Et si la prise de rendez-vous en ligne est disponible, la relance peut même devenir une porte d’entrée directe vers un nouveau créneau.
Tu peux lire notre article sur la prise de rendez-vous en ligne pour comprendre comment ce parcours peut réduire les échanges inutiles.
Checklist : mettre en place une relance annuelle efficace
Pour éviter les relances oubliées ou mal envoyées, voici une checklist simple :
- noter la date du dernier ramonage ;
- associer l’intervention au bon client ;
- conserver le certificat ou l’attestation de ramonage ;
- choisir un délai de relance adapté ;
- préparer un message simple et personnalisé ;
- choisir le bon canal : email, SMS ou les deux ;
- ajouter un lien de prise de rendez-vous si l’option est activée ;
- éviter les relances trop tardives, quand le planning est déjà plein.
FAQ – Ramonage annuel et relance client
Qu’est-ce qu’une relance de ramonage annuel ?
Une relance de ramonage annuel est un message envoyé au client pour lui rappeler qu’il est temps de programmer son prochain ramonage, généralement à partir de la date du dernier passage ou d’un délai choisi.
Quelle est la différence entre relance annuelle et rappel de rendez-vous ?
La relance annuelle intervient avant qu’un nouveau rendez-vous soit pris. Le rappel de rendez-vous intervient une fois que le rendez-vous est déjà programmé.
Quand relancer un client pour son prochain ramonage ?
Le bon moment dépend de l’installation, de la période de l’année et de l’organisation du professionnel. Pour un ramonage annuel, une relance autour de 10 à 11 mois après le dernier passage peut permettre d’anticiper sans attendre la dernière minute.
Peut-on relancer un client par SMS ?
Oui, si le message reste utile, clair et lié à la relation client. Le SMS est pratique pour les relances courtes, mais il doit être utilisé avec mesure.
MyTour permet-il de programmer une relance annuelle pour le ramonage ?
Oui. MyTour permet de paramétrer une relance depuis la fiche client, à un délai choisi, par email et/ou SMS. Le message peut être personnalisé et peut contenir un lien de prise de rendez-vous si cette option est activée.
Pourquoi utiliser un logiciel ramoneur pour gérer les relances ?
Un logiciel ramoneur permet de relier les clients, les rendez-vous, les interventions, les certificats, les factures et les relances. Cela évite de suivre les dates à la main et limite les oublis.
Conclusion
Le ramonage annuel ne se gère pas seulement le jour de l’intervention.
Il se prépare aussi dans la durée, grâce à un bon suivi client et à des relances envoyées au bon moment.
Pour un ramoneur, relancer ses clients permet de fidéliser, d’anticiper les périodes chargées et de mieux remplir son planning.
Avec MyTour, tu peux paramétrer une relance depuis la fiche client, l’envoyer par email et/ou SMS, personnaliser le message et ajouter un lien de prise de rendez-vous si l’option est activée.
