Comptabilité d’auto-entreprise : quelles obligations quand on se déplace chez son client ?
Si vous êtes un auto-entrepreneur qui devez vous déplacer auprès de vos clients, vous savez comme il peut être compliqué d’assumer toutes ses missions sans se sentir dépassé ; entre les rendez-vous, les salons professionnels, les chantiers ou les missions ponctuelles, la gestion d’entreprise quotidienne prend une dimension bien différente de celle d’un entrepreneur sédentaire. Même sur la route, la comptabilité doit être assurée, respectant les obligations légales imposées ; encore faut-il avoir le temps de les connaître.
Quelles sont les obligations de comptabilité pour les auto-entreprises qui se déplacent chez les clients ?
Pour toutes les auto-entreprises qui se rendent chez auprès de leurs clients, l’ensemble des trajets réalisés ne permet pas d’omettre le respect des obligations légales ; et ce quelle que soit l’activité professionnelle. Si vous avez besoin d’un petit récapitulatif concernant la gestion de votre comptabilité, pas de panique, le voici !
1. Tenir livre de recettes
Le livre de recettes est le socle de la comptabilité d’un auto-entrepreneur. Il recense, de façon chronologique, toutes les sommes encaissées dans le cadre de son activité ; et il doit être tenu à jour même lors des déplacements réalisés auprès de sa clientèle. Il peut prendre la forme d’un carnet, d’une application mobile ou d’un tableur en ligne !
L’important est d’enregistrer chaque transaction en précisant la date, le montant, le mode de règlement et l’identité du client.
2. Faire des factures conformes
Pour tenir une comptabilité d’auto-entreprise à jour et, surtout, en toute légalité, il est essentiel de faire des factures conformes aux normes légales. Elles doivent comporter des mentions obligatoires : numéro, date, identité des parties, description du service ou produit, prix hors taxe et mention de la franchise en base de TVA.
Des outils de facturation en ligne permettent de générer ces documents rapidement, n’importe où et depuis n’importe quel appareil connecté ; c’est le cas de MyTour !
3. Déclarer son chiffre d’affaires
Déclarer son chiffre d’affaires se fait tous les mois ou tous les trois mois, selon l’option choisie au moment de la création d’entreprise, et être en déplacement chez son client ne dispense en aucun cas de cette formalité. Heureusement, la déclaration se fait directement en ligne sur le site de l’Urssaf, ce qui permet de s’en occuper même depuis l’étranger.
4. Être à jour sur ses obligations fiscales
Certains déplacements auprès des clients peuvent impliquer une activité partielle dans d’autres départements et cela peut avoir un impact sur certaines taxes locales ou obligations déclaratives spécifiques, notamment pour les activités commerciales. Être à jour sur ses obligations fiscales permet d’éviter les mauvaises surprises au moment de régulariser sa situation ; c’est essentiel pour assurer une comptabilité d’auto-entreprise claire.
Quels conseils pour gérer sa comptabilité ?
Pour vous aider à avoir une comptabilité d’entreprise organisée et faite dans le respect des normes légales, voici quelques astuces :
- Centraliser les outils numériques : avoir recours à une solution tout-en-un pour la comptabilité de votre entreprise, ça simplifie la vie ! Application mobile de facturation, agenda de suivi des encaissements, espace de stockage cloud pour les justificatifs… Tout doit pouvoir être accessible depuis n’importe quel support numérique ;
- Automatiser les tâches récurrentes : paramétrer des rappels, automatiser ses factures, devis et avoirs, synchroniser ses comptes bancaires avec une application de gestion… Tous ces gestes simples libèrent l’esprit. Moins de tâches manuelles vous avez à gérer, plus vous pouvez vous consacrer à votre activité ;
- Garder une routine comptable : même lors de grands déplacements auprès de vos clients, fixez-vous des moments dédiés à la comptabilité. Une quinzaine de minutes tous les deux jours, ou une matinée chaque semaine, c’est suffisant. Ce petit rituel permet d’éviter l’effet boule de neige d’une comptabilité d’auto-entreprise délaissée ;
- Prévoir une marge de sécurité : anticiper les échéances fiscales, garder une copie physique des documents ou disposer d’une connexion de secours sont autant de réflexes qui sauvent la mise lorsqu’un imprévu survient. En matière de comptabilité, l’anticipation reste le meilleur allié du professionnel qui se déplace chez son client.
La comptabilité d’auto-entreprise, même en déplacement auprès de ses clients, ne doit pas être improvisée. Elle demande une certaine rigueur, de l’adaptation et un minimum de stratégie pour pouvoir être le plus organisé et réactif possible si besoin. En ayant les bons outils à disposition et les bons réflexes, vous pouvez en faire une tâche maîtrisée au quotidien !
